社会人のメールマナー、これさえ押さえておけば怖くない!

SNS全盛の時代といっても、未だ、メールはビジネスマンにとって重要な連絡手段です。 ビジネスメールでは、相手に失礼のないようにポイントを押さえ、社会人としてのマナーを守った形式を意識しなければいけません。 友人とのやり取りとは全く違うルールが必要なので、新社会人には特に難しく感じられることでしょう。 しかしルールがあるということは、大まかな形式や意識するべきことをしっかりマスターすれば、使いこなすことが出来るということです。 この記事でビジネスメールの基本をしっかりマスターして、できる社会人を目指していきましょう。

ビジネスメールで意識すべき重要な視点とは



まずビジネスメールの本質は「意図したことを、相手が理解できるように伝えること」です。

もちろん、マナーや礼儀を踏まえた文章をつくることが重要ですが、「伝えよう伝えよう」と必死になったからといって相手によく伝わるということはありません。

重要なのは、相手の立場に立つということです。相手の立場に立って、わかりやすく丁寧に文章をつくるようにしましょう。

また、長文になり過ぎると相手は重要な部分を読み落としてしまう可能性があるので、ポイントを押さえてできるだけ短い文章を意識することも重要です。

直接会って話す場合は、声のトーンや表情から話し手の感情やニュアンスを伝える事が出来るので、誤解を生むことは少なくなりますが、メールの場合は文章しか情報がないのでより一層マナーに注意を払う必要があります。

ビジネスメールの勉強をしていないと、知らず知らすのうちに相手に失礼なことをしてしまうかもしれません。あとで、「えっ!これって失礼だったの?」と気づいても遅いので、不要に周りからの評価を下げてしまわないよう、ビジネスメールで押さえるべきポイントを覚えておきましょう。

ビジネスメール、基本の書式



①差出人
差出人とはメールを送る人のことです。
社名、氏名、メールアドレスを正確に表示されるように設定しておきましょう。

②宛先欄
メール受信する側の情報が書かれている欄です。つまり誰に送るのかを記入する欄です。To、CC、BCCが宛先欄に当てはまります。

Toは、返信を求めたい相手のアドレスを記載する欄です。
CCは、Toに送ったメールの内容を確認してもらいたい相手のアドレスを記載する欄になります。情報を共有しておきたい、直属の上司のメールアドレスなどを記載することが多いでしょう。
BCCは、お互いに面識のない複数の人に一斉送信する際にそれぞれのアドレスを記載する欄です。
BCCに入れたアドレスは、受信者同士では見る事が出来ないので、大勢に一斉送信をしても個人情報を守ることができます。

宛名には必ず敬称を付けるようにしましょう。敬称を付けないと失礼に当たります。

③本文
伝えたい内容を記載する欄です。
メール本文においては以下のようなルールを守るようにしましょう。

・長い前置きは避け、簡潔に名乗る
・1行あたりの文字数は25~35文字程度に
・5行程度のまとまりで1段落とする。
・段落と段落の間は1行空ける
・日時など、箇条書きにできる項目は箇条書きにする
・企業名は正式な名称で記載する。特に(株)といった使用を避ける。
・本文は、相手の社名・部署名・肩書・指名・敬称から始める。
・メールの最後に署名(会社名・部署名・住所・氏名・電話番号、メールアドレス、FAX番号など)を付ける。

一般的なルールですが、どれも相手にとっての読みやすさや、情報を正しく伝える工夫であり、相手を尊重する態度の表れと言えます。

「ルールだから」ではなく、相手を思う気持ちをこめ、先方にもそれを感じてもらうための方法だと理解しましょう。

このまま使えるビジネスメール例文集

ここからはそのままでも使えるビジネスメールの文例をお伝えします。

慣れるまでは、テンプレートにそって文章を作成するのが安全です。テンプレートにそってでもたくさんのメールを書いていくうちに、自分の言葉でかけるようになるでしょう。



資料を送付してもらった際のお礼メール

件名:ご対応ありがとうございました。
株式会社♢♢♢♢
〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社□□□の山田太郎です。

△△の件、ご対応いただき、ありがとうございます。
早速ですが、本日中に□□社に問い合わせいたします。

関連資料もお送りいただき、お手数をかけました。
必要とするデータがそろい、大変感謝しております。

引き続きよろしくお願いいたします。
------------------
〇〇株式会社
営業部 山田太郎
電話番号 〇〇〇ー
メールアドレス △△△ー
HP http://〇〇△△~
------------------

見積もりのお願いをする際の依頼メール

件名:お見積もりのお願い
株式会社♢♢♢♢
〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社□□□の山田太郎です。

この度弊社では、リスティング広告に取り組むことになりました。

それにつきまして、貴社のリスティング広告代行を検討しています。
これから社内の関係部署と相談しながら予算等の調整に入りますので、一度お見積書をいただけないでしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、次回の会議で提出したいので、〇月〇日(〇曜)までにお送りいただけると助かります。

どうぞ、よろしくお願いいたします。
------------------
〇〇株式会社
営業部 山田太郎
電話番号 〇〇〇ー
メールアドレス △△△ー
HP http://〇〇△△~
------------------

納期遅れの際に送る催促のメール

件名:【至急】△△納期の確認
株式会社♢♢♢♢
〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社□□□の山田太郎です。

〇月〇日に注文しました「□□」についてのご連絡です。
〇月〇日が納品日の予定でしたが、本日、〇月〇日になっても、まだこちらに届いておりません。

今回の遅延につきまして、ご連絡もいただいていないので、弊社としましては大変、困惑しております。

弊社の在庫も少なくなってきており、販売に支障を期待かねません。

至急、お調べいただき、いつ納品が可能かをご連絡いただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。
-----------------
〇〇株式会社
営業部 山田太郎
電話番号 〇〇〇ー
メールアドレス △△△ー
HP http://〇〇△△~
-----------------

打合せの日程の相談をする際のメール

-----------------
件名:【至急】△△納期の確認
株式会社♢♢♢♢
〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社□□□の山田太郎です。

LP制作の件に関しまして、
来週の打合せの可能日時を載せておきますので、ご都合のいい時間帯がありましたら教えていただけますでしょうか。
<候補日時>
--------------
〇月〇日(〇曜)〇時~〇時まで
〇月〇日(〇曜)〇時~〇時まで
〇月〇日(〇曜)〇時~〇時まで
〇月〇日(〇曜)〇時まで
--------------

もしいずれの時間帯も、ご都合がよろしくない場合は遠慮なくお知らせくださいませ。

また、打ち合わせには1時間程度かかる予定です。

このメールに関してご不明点がありましたらお気軽にご連絡ください。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。
-----------------
〇〇株式会社
営業部 山田太郎
電話番号 〇〇〇ー
メールアドレス △△△ー
HP http://〇〇△△~
-----------------

こんな言葉遣い・態度は相手に失礼



✖了解しました→〇承知しました

✖ご苦労様です→〇お疲れ様です

✖問題ありません→〇そのまま進めていただけますでしょうか

✖~してください→〇~して頂けると幸いです

✖確認しました→〇拝見しました

✖確認をお願いします→〇ご査収ください

これはほんの一部の例ですが、丁寧な言葉だと思ってあたりまえに使っていた言葉がビジネスメールにおいては失礼だったということは少なくありません。社会人ならではのマナーに注意しましょう。

また、メールは言い回ししだいで失礼な印象や良くない印象を与えてしまいやすいので、お願いをする際などはクッション言葉をうのがポイントです。

・お手数ですが
・大変恐縮ですが
・お時間のあるときに

これらのクッション言葉は、柔らかい雰囲気にすることができるので積極的に用いるようにしましょう。

できる人!と思わせる極秘テクニック



①箇条書きを利用する
長文のメールを送ってしまうと相手にとっては負担です。伝える内容のボリュームが多い場合は、箇条書きにしましょう。

---------------
今回の会議内容については、以下の3つの視点からの攻勢を検討しております。

・前期の売上確認
・売上達成率
・来期の売上目標

それぞれについては、以下の通りです。

・前期の売上確認
□□の前期の売上は〇〇円でした。
□□担当の△△さん詳細報告をよろしくお願いします。

・売上達成率
~~~~~~~~
~~~~~~~~

・来期の売上目標
~~~~~~~~
~~~~~~~~
----------------

②件名で内容の把握ができるようにする
忙しい社会人は、メールが届くとまず最初に送信者と件名を確認します。そして、今すぐ確認すべきか後回しにしても良いのかを判断します。そのため、件名だけでメールの内容を把握できるように工夫することが求められます。

重要なメールについては件名の冒頭に【重要】、返信を要するものであれば【要返信】などといったメッセージを記載するようにしましょう。

③返信不用の場合はその旨を伝える
返信の必要性がないメールを送る場合があります。その場合は、メールの文末に「ご確認いただければ、ご返信は無用です。」といった一文を加えるようにしましょう。

そうすることで相手の負担を減らすことができるので、「あ、この人は気遣いができる人なんだな」という印象を与えることができます。

ビジネスメールにおけるTPOとは



TPOとは、Time(時間)、Place(場所)、Occasion(場面)の頭文字を取った略語のことです。つまり、時と場所、場面に合わせて行動や言動をわきまえることを意味しています。

ビジネスメールは便利な連絡手段ですが、ビジネスメールにばかり頼っているとトラブルが起きかねません。TPOを踏まえてビジネスメールを活用する必要があります。

以下の場合では、電話を使うのがマナーです。

①急ぎの要件
メールを送信しても相手がすぐに確認するとは限りません。人によってはメールを確認する時間帯を決めている人もいるので、緊急を要する内容の時はメールではなく、電話を使うのが基本です。

②重要な要件
なんらかのトラブルでメールが相手に届かないということもあります。重要な内容の時は電話で「これからメールをお送りします」といった連絡をすると良いでしょう。未然に大きなトラブルは防いでいきましょう。

③複雑な要件
内容が複雑でメールではどうしても長文・わかりにくくなってしまう場合は電話で連絡するようにしましょう。メールを送ってから電話でも連絡をするというのがベストです。

TPOを踏まえている人は一人前の社会人であることを示すほど重要なので、しっかり身に付けていきましょう。

まとめ



今回は、社会人として身に付けておくべきビジネスメールのポイントを紹介しました。

色々とマナーやルールがあって難しそうだなぁと思われるかもしれませんが、慣れてしまえば簡単なので数をこなしていきましょう。

また、最初にも伝えしましたが、相手に伝わる文章を書くということを強く意識する必要があります。そのため、わかりやすい文章を書くスキルだけではなく、相手の視点に立つというスキルが求められます。

ビジネスメールでも人柄というのはわかってしまうものなので、細心の注意を払って文章を書いていきましょう。

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