無料から用途に合わせて始められる、おすすめのWeb会議ツール12選

テレワークの導入がすすむにつれて、Web会議を利用する企業が増えています。

しかし導入する企業が増える中で、どのツールを使えばいいかわからないなどのとまどいや、通信の負担が大きい、頻繁に切れてしまう、画質が悪いなどの不満も表れてきています。

今回は基本的なWeb会議のメリット・デメリットから、Web会議システムを選ぶポイント、注目のWeb会議ツールなどをご紹介します。

Web会議システムとは?

Web会議システムとは、インターネットを使って、遠隔地点の相手と音声や動画によるコミュニケーションをリアルタイムで実施できるシステムのことです。

・音声や動画での通話
・テキストチャット
・パソコンの画面共有
・ファイルの送受信

などは基本的な機能としてできるツールが多く、社内ミーティングやオンライン研修、Webでの面接や商談、Web会議などで利用されています。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とは、パソコンでネットに接続することで音声と動画をリアルタイムにやり取りできるシステムです。

ネット接続環境と、音声を拾うマイクと動画を撮影するためのカメラがあれば利用できるので、カメラもマイクも内蔵されているパソコンであれば、それ1つでWeb会議を始める事ができます。

また、パソコンを操作しながら会話できるので、資料のやり取りもスムーズに行える点がメリットです

同様のシステムとして従来使われてきた、テレビ会議もあります。

テレビ会議では電話のように回線同士が直接繋がり連絡を可能にするので、サーバーを介して連絡を取り合うWeb会議に比べて比較的接続は安定しており、音が途切れたり動画が乱れたりすることは少ないとされます。

ただし回線につなぐために専用の機械が必要になります。使い機会は制限されますが、大人数で参加している会議室同士をつなぐ場合など、より安定した接続が求められる重要な会議には向いています。

「いつもの」会議には無駄が多い


まずは会議にかかわる無駄をピックアップしていきたいと思います。

移動時間の無駄

例えば、月4回打合せがあり、移動に片道1時間かかったとしましょう。この場合、1回の会議につき往復で2時間、計8時間もの時間を移動に費やしています。

つまり、移動に1日分の業務時間を割いているのです。
この時間を通常業務の時間に費やすことができれば、理論上あなたの残業時間も8時間減らすことができますし、より業務で成果を上げることもできますよね。

②交通費の無駄

交通費の無駄も軽視できません。それも新幹線や飛行機などの長時間の移動を伴う出張等であれば、移動費も高額となります。

③資料を用意する無駄

必要なデータを分かりやすくまとめておくことは重要ですが、「あれもこれも必要かもしれない」と思うと結局使わないような情報に時間を使うことになります。

またそれを紙で印刷して参加者に配布するとなると、内容の確認や、印刷コストや印刷作業に費やす時間もかかります。

こう考えると、
会議にかかるコスト=実際の会議の時間+移動時間・交通費+印刷物・移動経路の確認時間・コスト等・・・
となり、実際に会議をしている時間よりも多くの時間を、無駄に使っていることがわかります。

Web会議のメリット

会議を得Web会議にすることで、これらの無駄の多くが削減できます。

・どこでも会議ができる
インターネット環境が整っていれば、家でも喫茶店でも会社のデスクでも、どこでもWeb会議を実施することが可能です。

とくにセミナー開催などは地域が決まっているとその周辺の方しか参加が難しかったりしますが、Web会議を使えば、全国各地、海外の人を集めることができるので、とても有効です。

・交通費と移動時間を削減できる
新幹線や飛行機の手配を行う時間や移動時間を大幅に削減でき、交通費もカットできるので、とても効率的です。

・規模を調整できる
会議室を設ける必要がなく(会議室を設けるとしても会議室の入室人数を制限できるため)参加人数を調整しやすく柔軟な対応ができます。

・低コストで運用ができる
会議室の確保が不要になり、資料の紙代や印刷代、準備するサポートの人件費など様々なコストが削減できます。

Web会議のデメリット

一方Web会議にもデメリットはあります。

・直接会っているときより参加者の表情などの雰囲気が伝わりづらい
画面越しの対話になるので、直接会って話しているときより、お互い顔の表情が伝わりにくいことがあるでしょう。

・インターネットやデバイスの準備などの最低限の環境構築が必要
クライアントや取引先とWeb会議をしたり、セミナーを開く場合などはネット回線の強化や、画質の改善なども必要となってくる場合があります。

・Web会議に合った進行が求められる
対面で会って行う会議と、Web会議で行う会議では、ファシリテーターの進め方が変わってきます。参加者同士のディスカッションなども工夫が必要なのでWeb会議に合わせた進め方を準備しましょう。

・参加者の意欲が低下する
直接顔を合わせる会議やMEG、セミナーよりも、Web会議は気軽に参加できるためそれがゆえの参加者の意識の低下が考えられます。

相手の飽きを感じさせない進め方の工夫も、直接会うときよりも一層意識が必要です。

このようにWeb会議にはメリットとデメリットの両方があるので、よく理解して工夫した上でWeb会議を利用しましょう。

Web会議システムを選ぶポイント

Web会議システムを選ぶ時の注意点や、Web会議システムを選ぶときのポイントをまとめました。

導入する目的を明確にする

まず、Web会議を何を目的として使うか明確にしてからツールの比較検討を始めましょう。

たとえば社内会議にしか使わない場合は、参加人数も少ないので最低限の機能でも良いでしょう。
もしくはセミナー開催に使う場合であれば、画質や通信面にこだわり、参加人数も多く対応できるもの、機能も便利なものと…選ぶポイントが変わってきます。

しっかりと目的を明確にして比較検討しましょう。

誰でも簡単に使えるかどうか

すでに使っているWeb会議ツールをリプレイスする場合は、使ってみた結果必要とする機能や要望が明確だと思うので、選定にそれほど問題はないかもしれません。
一方はじめてWeb会議ツールを導入する場合は、あれもこれもとたくさんの機能が備わっているものを選びがちです。

たくさん機能があると、導入方法が複雑だったり使い方が難しかったり、使いこなせないケースもあります。
初めて使う場合には、必要な機能が備わっていて、誰にでも簡単に使えることを重視しましょう。

操作が簡単であることは、自分たちだけでなく相手がこのようなツールに詳しくない場合でも簡単に操作できるなどのメリットがあります。

取引先やクライアントも使っているツールか

取引先やクライアントとWeb会議をする場合、取引先やクライアントがすでに導入していて使い慣れているWeb会議システムだと、相手に親切です。

一般にあまり使われていないツールを導入すると、取引先やクライアントが使いにくいこともあります。
新たにWeb会議ツールをダウンロードしてもらわなければならない場合もあり、手間暇がかかり相手にも迷惑をかけてしまうので注意しましょう。

映像・音声の品質は良いか

映像の品質、音声の品質はとても重要です。

私もいくつかのシステムを使ってみて感じますが、途中で音声が途切れてしまったり画像が消えたりしてしまうと、会議が中断し相手にもストレスをかけてしまいます。

また伝えたはずの情報が伝わっていないといった、重大なミスにもつながる可能性があるので注意が必要です。

安定した接続ができるか

安定した接続がないと、Web会議の進行がうまくいきません。

接続はネット回線だけでなく、Web会議ツールでも大きく影響されます。特に参加人数が多い時などは影響されやすいので、しっかりチェックしておきましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

セキュリティ面も重要なポイントです。セキュリティ対策が万全でないと情報漏えいの危険性があります。

会議では社外秘・部外秘の情報も多くやりとりされますので、各製品のセキュリティレベルはしっかりしているか、十分に確認しておきましょう。

同時接続は何人できるか

社内の場合、何人でWeb会議を行うのか。
研修やセミナーなど大規模でWeb会議を使うのか。

使用用途によって、同時接続できる数が多く必要な場合もあるので同時接続が可能な人数についてもチェックしておきましょう。

サポート体制はあるか

何かトラブルが起こったときに相談できたり対応してもらえるといったサポート体制がしっかりしていると、導入後も安心して使い続けられます。

費用対効果は合うか

Web会議では交通費や出張時の宿泊費を削減することが可能です。
しかし導入費用・ランニングコストが高く、交通費や人件費を上回るようでは本末転倒です。

安いが不便なものを導入したり、セキュリティ面が弱く情報漏えいしてしまうのも困りますが、Web会議にかかるコストと現状のコストを照らし合わせ、Web会議の機能や性能とバランスを取るようにしてください。

Web会議無料ツール12選

無料Web会議システムはカメラとマイクが内蔵されているパソコンがあれば利用できるので、私も簡単な打ち合わせなどで無料Web会議を使用することが多いです。

既にいくつか使用している方も多いとは思いますが、無料でWeb会議を行える代表的なツールを紹介します。

Zoom

URL:https://zoom.us/
テレワークやリモートワークのニーズから、急激にシェアを伸ばしているWeb会議システムです。

Zoomの特徴
・ツール登録不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・大規模(100人以上)が同時接続しても接続が安定しやすい
・バーチャル背景が設定できる(部屋の背景を設定できる)
・同時接続100人、グループミーティング40分まで無料
・録画、録音機能がある
・資料ファイル共有
・画面共有機能がある
・チャット機能がある
・ブレイクアウトルームが使える
(ミーティング中に最大で50のチームに分けて小部屋を設定し、そこで個別のミーティングを行うことができる機能。セミナーなどで数人でディスカッションをするときなどに使えます。)
・基本無料(制限あり)

他に比べて比較的接続が安定しています。
ただZoomの無料プランの場合、それぞれの会議室が40分までに制限されています。そのため長時間の打合せには向かないと言えるでしょう。

※一時、セキュリティの脆弱性が問題になりニュースにもなりましたが、2020年4月に、セキュリティ強化の機能を追加した、最新版を公開しました。

作業効率が上がる無料ツールを詳しく知りたい方はコチラ↓
https://ppc-master.jp/labo/2017/05/post-833.html

Chatwork


URL:http://www.chatwork.com/ja/

チャット機能として知られているchatworkも、ビデオ通話機能を利用して無料Web会議を行うことができます。

Chatworkの特徴
・基本がビジネスのチャットツール(国産)
・無料(機能制限あり)
・タスク管理
・ファイル共有

ビデオ通話や音声通話、チャット機能だけでなく、送信・受信したファイルをいつでも確認できるファイル共有機能もあり、タスク管理機能まで備えているのでChatworkひとつで効率的にビジネスのやり取りをすることができます。

Whereby(旧:appear.in)

URL:https://whereby.com/

Wherebyは、Videonor社が提供するWeb会議システムで、2019年9月にappear.inというサービス名称からWherebyというサービス名称に変更されました。

Wherebyの特徴
・ツール登録不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・最大4名まで利用可能
・シンプルで使いやすい
・通信環境はいまいち
・画面共有可能
・無料

アカウント登録が不要で、URLを共有するだけでWeb会議をスタートできます。
無料プランの場合、最大で4名の同時接続が可能です。

利用可能デバイスはパソコン、AndroidおよびiPhoneなのでほとんどのユーザー間で使用ができます。

タスク管理ツールのTrelloやチャットツールのSlackとも連携できるのが特徴です。

ただし、ツール全般が英語なので参加する人たちが確実に説明書きなどを理解できるかという心配があります。

Googleハングアウト


URL:https://hangouts.google.com/

Google社が提供する無料のチャット、音声通話、ビデオ通話ツールです。最大10名まで無料でビデオ通話をすることができます。

Googleハングアウトの特徴
・ツール登録不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・ビデオ通話・音声通話は最大10名まで利用可能
・グループチャット機能は最大100名まで利用可能
・Googleドキュメントなどで資料を共同編集可能
・無料

Googleハングアウトは、Googleのアカウントさえ持っていれば、無料でビデオ通話が使えます。

Googleドライブを使用すれば会議中に資料を共有することも可能で、無料で使える上に多くの端末に対応しているので汎用性が高いのが特徴です。

※Googleハングアウトは、2020年後半には提供が終了することが発表されています。その後は、ハングアウト Chat(チャットツール)とハングアウト Meet(ビデオ通話ツール)に分割されるそうです。新サービスを使用する場合は、従来のハングアウトからのデータ移行が必要になるため、ご注意ください。

Google Meet


URL:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/

Google Meet は、上記で紹介した「Google ハングアウト」のビジネス版です。G Suiteの1ツールとして提供されています。

Google meetの特徴
・ツール登録不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・連続60分利用可能
・100人以上の参加接続が可能
・画面共有が可能
・高度のセキュリティ機能
・有料

Googleでは、米国時間2020年3月3日に、コロナウィルス対応で全G Suiteユーザーにハングアウト Meetプレミアム機能を7月1日まで無料開放すると発表しました。
使用できるデバイスもWeb、iOS、Android対応と幅広いので、様々な場面で活用することが可能です。

Microsoft Teams


URL:https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

Microsoft TeamsはMicrosoft社が運営する「Microsoft 365」のチームコラボレーションサービスです。

Microsoft Teamsの特徴
・ツール登録不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・最大10,000人の大規模ライブイベントが可能
・高度なセキュリティ機能(データ損失防止、情報バリア、アイテム保持ポリシー、電子情報開示、法的ホールド)
・リアルタイムノイズ抑制(キーボード入力音などの抑制が可能)
・ファイル共有が可能
・画面共有が可能
・録画機能はなし
・無料(制限あり)

Microsoft Teamsは225の国と地域で活用することができます。そのため、国内外で頻繁にコミュニケーションをとる必要がある企業におすすめです。

また、WordやExcelなどのMicrosoft製品の使い勝手や資料作成を有効に活用できます。

使用できるデバイスもWindows、Mac、iPhone、Androidと幅広いので、様々な場面で活用することが可能となっています。

ちなみに、Microsoft社発で類似のサービスとして「Skype for Business」がありますが、これは2021年に提供中止を発表しているのでご注意ください。

Skype


URL:https://www.skype.com/ja/

Skypeの特徴
・ツールのダウンロードが必要
・主催者のアカウント名・IDを把握する必要がある。
・無料で最大50名まで利用可能(2019年3月時点)
・国際通話を行う場合はコスパが良い
・無料

Skypeでは、1:1の通話だけではなく、最大50人までのグループ通話が可能です。ただし利用するには、自分も相手もSkypeに登録している必要があります。

ビデオ通話を行いながらメッセージやファイルのやり取りを行えます。無料版の場合は資料共有機能や画面共有機能、使える時間に制限などがあったりするのでご注意ください。

世界中で普及しているWeb会議ツールですので、海外の人と打ち合わせする時などに使用しています。

Skype Meet Now

https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

Skype Meet Now は、Microsoft社が運営する「Skype」が2020年4月からスタートしたWeb会議の新サービスです。

Skype Meet Now の特徴
・アカウント登録不要、アプリインストール不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・完全無料
・アカウント不要
・アプリインストール不要
・ファイル共有が可能
・録画機能(30日間)
・背景ぼかす機能あり
・最大25人まで接続可能

ホスト、ゲスト問わずアカウントの登録が不要で、アプリのインストールも不要、さらに完全無料なので気軽に、簡単に使い始めることができます。

注意が必要なのは、使えるWebブラウザが「Microsoft Edge」もしくは「Google Chrome」に制限されている点です。

ベルフェイス(bellFace)

URL:https://bell-face.com/reason/

ベルフェイス(bellFace) は、営業に特化した、日本で最も使われているオンライン商談システムです。

ベルフェイス(bellFace) の特徴
・ツール登録不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・営業商談に特化したWeb会議システム
・資料共有がスムーズ
・安定した接続システム
・セキュリティ面が強い(大手セキュリティ会社等も登録している国際規格認証を取得)
・有料

ベルフェイス(bellFace)は、スムーズな資料共有機能・共有メモ機能・録画機能などが搭載されおり、快適な商談を実施するためのに有効なWeb会議ツールです。

また、2020年4月30日まで期間限定で「サービス無償提供」を実施しているため、試験運用的に利用することが可能なようです。

BizMee

URL:https://bizmee.net/

株式会社grabss(グラブス)が提供するBizMee(ビズミー)は、ブラウザのみで実現するWebRTCを採用した無料Web会議システムです。

BizMeeの特徴
・ツール登録不要(URL共有だけでWeb会議が可能)
・参加の人数制限はなし(ただ、もともと3~4人程度を想定して設計されているので人数が多いと通信状態が悪くなったり接続が悪くなる)
・画面共有機能
・議事録(メモ)機能
・映像・音声ともに高品質
・完全無料

Whereby(旧:appear.in)同様、登録不要の無料Web会議システムです。
同時に会話できる人数に制限はありませんが、多過ぎると通信状態が悪くなったり接続が切れやすくなるリスクは高まります。

無料の上にホワイトボードという相手と共有できる機能を備えているのでWeb会議を行いつつ参加者全員で同じメモを共有する事ができます。

利用可能なブラウザはGoogle Chrome、FireFox、Operaに限られます。参加者の画面が小さく表示されるため表情が分かりにくいのが難点です。

V-CUBEミーティング

URL:https://jp.vcube.com/service/meeting>https://jp.vcube.com/service/meeting

V-CUBEミーティングは、導入実績約5,000社以上ある、国内No.1シェアのWeb会議システムです。

V-CUBEミーティングの特徴
・HD対応の映像と高い接続性
・安定した接続
・サポート体制が充実
・操作画面もとても分かりやすくシンプル
・アンケート機能を搭載(その場ですぐ多数決を取ることが可能)

V-CUBEミーティングは、数多くのWeb会議システムが存在する中でも確固たる実績を誇る有名ブランドなので、初めてWeb会議システムを導入するという場合でも安心して始められるでしょう。

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackは(スラック)、米国サンフランシスコに拠点を置くSlack Technologies, Incが提供しているチャットツールですが、ビデオ通話や画面共有にも対応しています。

Slack(スラック)の特徴
・どんな種類のファイルでも気軽に画面共有が可能
・1500以上の外部サービスと連携可能
・無料(機能制限あり)

Slack(スラック)はいろんなツールと連携が可能なので、Web会議を自分の会社に合うようにカスタマイズしていきたい場合におすすめのWeb会議システムです。

無料ツールと有料ツールの違い

音声や画質に違いがある

無料サービスと有料サービスを比較すると、音声やビデオの品質で無料サービスはやはり劣ります。

回線の状況などによっては、会議の途中で接続が中断されてしまう事もあります。無料の場合、Web会議の最中に急に回線が悪くなるなんてこともあります。

セキュリティー面の不安に違いがある

無料クラウドサービスを対象にしたサイバー攻撃も近年増えています。不安な場合は有料製品を導入したほうがいいでしょう。

一度に利用できる人数に違いがある

100名~200名等の大人数で利用する場合、無料製品では対応が難しいと思います。その場合は有料版で対応しなければならなくなります。

まとめ

テレワークやリモートワークを導入できている会社と導入できていない会社では、今後も効率や非常事態への対応において差が開いていくでしょう。

「Web会議なんてダメだ!打合せは先方に伺って相手の顔を見て行うことに価値があるんだ」
という考えも全てが間違いではないと思います。クレームなどの際には、時間を犠牲にしてでも飛んでいかなければならない時もあるでしょう。

しかし、いきなりすべてをWeb会議にするのではなく、半年に1回の会議を月1回の無料Web会議にしたらどうでしょう?
無料もしくは少ないコストで会議ができるし、お互いにとって有益だと言えるのではないでしょうか。

2020年の3月からは新型ウィルスの脅威のためにテレワークを導入した企業も多かったですが、一度収まったとしてもいつ同様の事態が起きるかわかりません。
いざという時にスムーズに対応するためにも、まずは無料Web会議ツールを使用して、使用感を確かめてみてください。

生産性アップについてもっと知りたい方はコチラ↓

売上を伸ばしビジネスを拡大する方法まで解説

育成型マーケティング新戦略の電子書籍
無料ダウンロード(期間限定)

第1章:コンセプトを作る
第2章:見込客が自ら「ステップアップ」する仕組み
第3章:顧客心理にあったページでアプローチする
第4章:広告で狙った層にメッセージを届ける
第5章:既存顧客のさらなる育成方法

無料で書籍(PDF版)をダウンロードする
育成型マーケティング新戦略

関連記事一覧

獲得したリードを顧客に変え
売上アップに繋げるマーケティング戦略

【期間限定】
無料で電子書籍をダウンロードする

獲得したリードを顧客に変え
売上アップに繋げるマーケティング戦略

【期間限定】
無料で電子書籍をダウンロードする