【会議の5割以上が無駄?】Web会議で残業時間が半分に

いきなりですが、あなたは今週、会議に何時間使いましたか? 会議に無駄な時間を使っていませんか? もちろん会議自体が無駄というわけではなく、クライアントとの貴重な時間だと私自身も認識しています。 認識のすり合わせ、メールでは伝えきれない情報など得られるものはたくさんあります。 しかし本当に全ての会議に無駄がないと言えるでしょうか? 気付いていないかもしれませんが会議には無駄な時間が存在するのです。今回は会議の無駄を減らす方法を紹介いたします。

「いつもの」会議にひそむ無駄


まずは会議にかかわる無駄をピックアップしていきたいと思います。

①移動時間の無駄

あなたは、会議の移動時間に費やしている時間を把握しているでしょうか。
例えば、月4回打合せがあり、移動に片道1時間かかったとしましょう。この場合、1回の会議につき往復で2時間、計8時間もの時間を移動に費やしています。

つまり、移動に1日分の業務時間を割いているのです。

この時間を通常業務の時間に費やすことができれば、理論上あなたの残業時間も8時間減らすことができますし、より業務で成果を上げることもできますよね。

②交通費の無駄

交通費の無駄も軽視できません。それも新幹線や飛行機などの長時間の移動を伴う出張等であれば、移動費も高額となります。

③資料を用意する無駄

必要なデータを分かりやすくまとめておくことは重要ですが、「あれもこれも必要かもしれない」と思うと結局使わないような情報に時間を使うことになります。

またそれを紙で印刷して参加者に配布するとなると、内容の確認や、印刷コストや印刷作業に費やす時間もかかります。

会議にかかるコスト=実際の会議の時間+移動時間・交通費+印刷物・移動経路の確認時間・コスト等・・・

こう考えると、実際に会議をしている時間よりも多くの時間を、無駄に使っている可能性に気づけると思います。

上記の会議にまつわる無駄を減らす方法として、今多くの企業で使用されているのがWeb会議です。

Web会議システムを使えば遠方での会議に移動無しで出席でき、移動時間の削減による生産性向上と交通費などの出張費用削減を同時に達成できます。

そんなWeb会議システムを導入しようと考えている方に向けて無料で使えるWeb会議について説明、紹介をしていきます。

Web会議とは?Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とはパソコンでネットに接続することで音声と動画をリアルタイムにやり取りできるシステムの事を言います。

ネット接続環境と、音声を拾うマイクと動画を撮影するためのカメラがあれば利用できるので、カメラもマイクも内蔵されているパソコンであれば、それ1つでWeb会議を始める事ができます。

また、パソコンを操作しながら会話できるので、資料のやり取りもスムーズに行える点がメリットです

同様のシステムにテレビ会議があります。
テレビ会議では電話のように回線同士が直接繋がり連絡を可能にするので、サーバーを介して連絡を取り合うWeb会議に比べて比較的接続は安定しており、音が途切れたり動画が乱れたりする事は少ないです。

回線につなぐために専用の機械が必要となるので、会議室に備え付いている事などが多いです。大人数で参加している会議室同士をつなぐ場合等、安定した接続が求められる重要な会議に向いています。

Web会議無料ツール紹介

無料Web会議システムはカメラとマイクが内蔵されているパソコンがあれば利用できるので、私も簡単な打ち合わせなどで無料Web会議を使用することが多いです。

既に使用している方も多いとは思いますが、無料で簡単に使えるWeb会議ツールがたくさん出ているので無料でWeb会議を行えるツールをいくつか紹介します。

Googleハングアウト

https://hangouts.google.com/

Googleが提供する無料のチャット、音声通話、ビデオ通話ツールです。最大10名でビデオ通話をすることができます。

Googleドライブを使用すれば会議中に資料を共有することも可能で、無料で使える上に多くの端末に対応しているので汎用性が高いのが特徴です。

Skype

https://www.skype.com/ja/

Skypeでは、1:1の通話だけではなく、最大10人までのグループ通話が可能です。利用するには、自分も相手もSkypeに登録している必要があります。
ビデオ通話を行いながらメッセージやファイルのやり取りを行うことができます。

もちろん無料で使用できます。世界中で普及しているWeb会議ツールですので、海外の人と打ち合わせする時などにも使用しています。

appear.in

https://appear.in/

appear.inはサービスへの登録不要、URLを共有するだけでWeb会議をスタートできます。無料プランの場合、最大で4名の同時接続が可能です。

利用可能デバイスはパソコン、AndroidおよびiPhoneなのでほとんどのユーザー間で使用ができます。
タスク管理ツールのTrelloやチャットツールのSlackとも連携できるのが特徴です。

BizMee_β

https://bizmee.net/

appear.in同様、登録不要の無料Web会議システムです。
appear.inとの違いは、同時に会話できる人数に制限はありませんが、多過ぎると通信状態が悪くなったり接続が切れやすくなる危険性が高まります。

無料の上にホワイトボードという相手と共有できる機能を備えているのでWeb会議を行いつつ参加者全員で同じメモを共有する事ができます。
利用可能なブラウザはGoogle Chrome、FireFox、Operaに限られます。

chatwork

http://www.chatwork.com/ja/

チャット機能として知られているchatworkも、ビデオ通話機能を利用して無料Web会議を行うことができます。

ビデオ通話や音声通話、チャット機能だけでなく、送信・受信したファイルをいつでも確認できるファイル共有機能もあり、タスク管理機能まで備えているのでchatwork一つで効率的にビジネスのやり取りをすることができます。

zoom

https://zoom.us/

appear.in、BizMee_β同様、登録不要のWeb会議システムです。
他に比べて比較的接続が安定しているのですが、Zoomの無料プランの場合、それぞれの会議室が40分までに制限されています。その為長時間の打合せには向かないと言えるでしょう。

作業効率が上がる無料ツールを詳しく知りたい方はコチラ↓
https://ppc-master.jp/labo/2017/05/post-833.html

無料ツールと有料ツールの違い

◆有料製品に比べて品質は劣る

無料サービスと有料サービスを比較すると、音声やビデオの品質で無料サービスはやはり劣ります。

回線の状況などによっては、会議の途中で接続が中断されてしまう事もあります。Web会議の最中に急に回線が悪くなるなんてこともありますので、この点は念頭に入れておくといいでしょう。

◆セキュリティー面

無料製品ですのでセキュリティー面も若干の不安があります。
無料クラウドサービスを対象にしたサイバー攻撃も近年増えておりますので、不安な場合は有料製品を導入したほうがいいでしょう。

◆大人数の利用は有料版がオススメ

100名~200名等の大人数で使用する場合は無料製品では対応できなくなるでしょう。その場合は有料版で対応しなければならなくなります。

まとめ

主に無料Web会議ツールの利便性、それぞれの特徴を説明してきましたがいかがでしょうか?

あなたの会社にこんな上司がいませんか?
「Web会議なんてダメだ!打合せは先方に伺って相手の顔を見て行うことに価値があるんだ」

全てが間違いではないと思います。
クレームなどの際には時間を犠牲にしてでも飛んでいかなければならない時もあります。

例えば、移動時間とコストを考えて半年に1回しか訪問して打合せができないお客様がいます。
半年に1回の会議を月1回の無料Web会議にしたらどうでしょう?
無料で会議ができるし、お互いにとって有益だと言えるのではないでしょうか。

まずは無料Web会議ツールを使用して、使用感を確かめてみてください。
コスト面を考えれば無料Web会議システムは魅力的な製品です。導入すれば一定のコミュニケーション促進効果とコスト削減効果が期待できるでしょう。

Web会議なんてダメと決めつける前に、まずは使ってみるのが良いでしょう。
期待値以上の生産性アップが見込めるかもしれませんよ。

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