Notionとは？初心者向けに基本的な解説とすぐに活かせる便利な使い方を紹介

Notionとは情報の整理やプロジェクト管理を簡単にし、業務を効率化できるドキュメントツールです。

マーケティング従事者の中にはPC上で多くのデータを管理しているため、「使いたいデータがどこにあるか分からない」という方も少なくないと思います。

Notionを使うことで必要なデータはすぐに取り出せるようになり、データも綺麗に整理されます。

そんなNotionにはどのような機能があってどんな使い方できるのか、基本的なことからマーケティング従事者も活用可能な使用例を解説します。

Notionとは？どんなツール？

Notionはカリフォルニア州サンフランシスコのNotion Labs,Inc.が提供するサービスです。

このソフト1つで基本的な業務に必要な数多くのツールと同様の機能が使用できます。

そのため、「全てのものが1つになったワークスペース」という意味でオールインワンワークスペースと呼ばれています。

マーケティングの現場でも、メモ機能、タスク管理、KPI管理、資料作成の時短などに活かすことができます。

Notionが注目される理由

多くのソフトの機能が1つに集約されている

前節でも端的に紹介しましたが、Notionの最大の特徴は、その多機能性にあります。

PC業務を行う上で、スラックやエクセル、メモアプリなど様々なソフトを使い分けている方もいるでしょう。

Notionを使用すれば、このような様々なソフト間での移動が不要になります。

多くの機能をこのソフトのみで完結させることができるため、複数のソフトを使い分ける際にかかる、ソフト同士の移動時間が短縮されます。

それにより仕事を今まで以上に効率化することが可能となります。

機能	ソフト
ノート・メモ機能	OneNote
カレンダー	Googleカレンダー、Outlookカレンダー
ファイル添付・共有	Googleドライブ、Dropbox
チームコラボレーション	Slack、Microsoft Teams、Google Workspace
文書作成	Microsoft Word、Googleドキュメント
タスク管理	google todo
表計算	Excel、Googleスプレッドシート
AI翻訳	deepl翻訳

Notionは何がすごい？

自由にカスタマイズ可能なワークスペース

Notionのワークスペース上では簡単に文字や画像の大きさを調整でき、体裁も整えやすいので、クライアントに提出する資料を作成する際の時短にもなります。

ここで指す「ワークスペース」とは以下の画像の部分で、Notionのアプリ上で使用する「ページ」のことです。

また、外部ソフトの情報をワークスペース内に埋め込むことができるのもNotionの特徴です。

連携可能な外部ソフトには、GoogleマップやGoogleカレンダー、Googleドライブ、Slack、Dropboxなど様々なソフトがあります。

チームコラボレーションが簡単

チームでの情報共有がスムーズに行えるのもNotionの特徴の1つです。

Notionでは招待した人とページを共有して権限によって閲覧、コメントのみ、フルアクセスが可能です。

フルアクセスを許可した場合は、参加した人全員が同時にワークスペースを編集することができます。

これを活用することによって、チームでのプロジェクト管理の効率化を図ることができます。

Notionが多くの人に選ばれる理由

無料プランでも充実した機能

基本的に個人で使用する場合は、無料プランで十分な場合が多いです。

Notionの無料プランは、個人・10人以下の小規模チームであれば十分に使える機能が備わっています。

無料プランの機能は、ノート機能やメモ、カレンダー、ファイル共有、文書作成、タスク管理、表計算、AI翻訳機能などです。

しかし、無料プランには以下のような制限があります。

・チームワークスペースでは10人までの共有制限
・ファイルのアップロードは5MBまで
・チーム利用でのブロック数制限

このように、10人以上のチームで使用する場合、5MB以上のファイルをアップロードする場合には課金プランが必要となります。

有料プランの機能についても紹介

Notionの有料プランは3つのプランに分かれています。

そこには主に、チームプロジェクトでの招待可能な人数とアップロード可能なファイルの容量に違いがあります。

ですので、個人で使う場合は無料版、10人以上のチームで使用する場合は有料版を検討するとよいでしょう。

ただし、チームで使用する場合は、メンバー1人ずつに料金がかかることに注意しましょう。

プラン	料金	アップロード可能な容量	共有可能な人数（チーム）
フリー	無料	最大5MB	10人
プラス	1650円/メンバー/月	無制限	100人
ビジネス	2500円/メンバー/月	無制限	250人
エンタープライズ	問い合わせ	無制限	250人～

デバイス間でのスムーズな同期

スマートフォン、タブレット、PCなど複数のデバイス間で簡単に同期できるのもNotionの特徴です。

家でPCを使って作業していた内容を外出先でスマートフォンを使って編集ということも可能です。

同期の方法はスマートフォンやPCなど使用したいデバイスで同じアカウントにログインするだけです。

マーケティング系のような情報通信業界はリモート可の企業も多く、会社でしていた作業を自宅や外出先で行うこともできます。

同じアカウントでログインしていれば、どこでも自分の好きなタイミングで作業できるので、どんな場面でも作業を中断せずに進められます。

Notionで「何ができる？」便利な使い方を紹介

タスク管理

Notionを使えばTodoリストを簡単に作成できます。プロジェクトの進捗を視覚的に把握できるので、やり忘れなども少なくなるでしょう。

他にもTodoリスト用のアプリは多数存在します。

それらとNotionの違う点は、既存の機能に縛られずに自分好みのTodoリストを作成できるところにあると思います。

以下の画像のように設定を変更するだけで、自分の使いやすいTodoリストにカスタマイズ可能です。

カレンダー作成

Notionにはカレンダー機能も備わっています。

「Notionカレンダー」という外部のソフトを使用する方法もありますが、Notion内でも新規でカレンダーを作成することができます。

さらには、普段Googleカレンダーを使用している方はGoogleカレンダーとNotionアプリとの同期も可能です。

Googleカレンダーとの同期の方法

①Googleカレンダーの設定から「予定のアクセス権限」＞「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れる

②Googleカレンダーの設定の「カレンダーを統合」＞「埋め込みコード」をコピー

③Notionのページ上で「/embedと入力」＞「埋め込み」をクリック

④コピーした「埋め込みコード」を貼り付けることで同期完了

このように簡単な手順で、Googleカレンダーとの同期も可能です。

※Notionカレンダーのダウンロードはこちらから

ドキュメント作成

NotionではWordやGoogleドキュメントのように文書の作成も可能です。

それに加えて、ExcelやGoogleスプレッドシートのように表計算も可能で、作成した文書は、エクスポート>PDFで出力してから印刷することもできます。

Notionのドキュメントは体裁の調整が簡単なため、クライアントへ提出する資料の作成にかかる時間の短縮にもなります。

AIによる文章作成、文章翻訳

Notionには「Notion AI」という機能が搭載されており、NotionAIでは文章の要約、コードの記述、文章の翻訳など様々な用途で使用できます。

以下はNotion AIで英語の翻訳を行ったものです。

この機能を使うことで、マーケティング業務では海外市場のリサーチを行うこともできるようになります。

記事クリップ機能

Notion公式が出しているGoogleChromeの拡張機能「Web Clipper」を使用することで、簡単にWebのページをワークスペースに保存可能です。

デーブルビューを使用してリスト形式で並べることも、ギャラリービューを使用して画像形式でWebサイトを並べることも可能です。

マーケティングの現場では、市場リサーチなどを行った際に記録しておきたい記事を1ページにまとめることができます。

データ共有機能

Notionではデータ共有が簡単に行えます。

データ共有は以下の画像のようにNotionアプリ右上にある「共有」から招待を行うことで、ページ内にメンバーを追加してデータ共有ができるようになります。

社外の人などに共有したい場合は「Web公開」から共有しましょう。

この機能では難しい工程なしに、URLを共有するだけでクライアントに資料などを共有できるので、時短にもなります。

PDFなどのファイルもアップロード可能なため、チームでのデータを保存するドライブとして使用したり、同時にドキュメントを編集することも可能です。

これによってデータの送受信にかかる手間が省かれるため、仕事の効率化に繋がります。

自動で議事録作成

NotionとChrome拡張機能のTactiqを連携することで自動で記録された議事録をNotionで管理できます。

TactiqはGoogleMeetやZoomなどに対応しており、機能は以下の通りです
・会議中は発言者ごとに自動で文字起こしを行って会議を記録
・会議後は概要をAIがまとめる

TactiqとNotionの連携方法は、Tactiq上で

アカウント＆設定＞インテグレーション＞Notion＞連携

で簡単に連携できます。

Notionフォーム

NotionフォームはGoogleフォームのようにお問い合わせページやアンケートページを作成できる機能です。

これを使用することでマーケティングリサーチの際のアンケートなども簡単にできるようになります。

Notionのページ上で「/form」と入力することで作成でき、「Web公開」から共有可能です。

さらに、フォームに回答してくれた方に対して自動でメール返信するように設定もできます。

以下はNotionフォームを使用して作成した「お問い合わせページ」です。

Notionは「何に使う」のがおすすめ？具体的な活用事例

チームでのプロジェクト共有による効率化

ガントチャートの作成によってプロジェクトの進行状況をチーム全体で共有したり、社内wikiを作成して共有することでチーム全体の業務効率改善を図ることができます。

これとは別にチームのメンバーそれぞれにTodoリストを割り振ることでチーム全体の業務を一括で管理することができます。

勉強ノートの作成

資格を勉強している人などノートを作成する方はそれをNotionで行うことも可能です。

例えばマーケティング関連の資格を取得したくて勉強ノートを作成したいとき、資格ごとにノートをまとめることも可能です。

これによってノートを視覚的に管理できるので、見たいページを簡単に探すことができます。

ダウンロードURL：勉強ノートテンプレート

予算管理

予算管理をしたい方にもNotionはおすすめです。

マーケティング従事者は広告費の管理や交通費の管理も必要になると思います。

そこで、このテンプレートを使用すれば「項目名」「金額」「種別」「日付」などを入力するだけで一括管理出来ます。

もちろん普段の支出や収入をまとめて家計簿として使用することも可能です。

ダウンロードURL：予算管理テンプレート

ホームページ作成

Notionでは「Notion サイト」という機能を使用することでコーディングなしでWebサイトを作成することができます。

Notion サイトの機能のみで

・カスタムドメインの設定
・ヘッダーのカスタマイズ
・Google アナリティクスの設定

の使用が可能です。

「Notionサイト」の機能はNotionアプリのページ右上にある「共有」＞「Web公開」＞「公開」をクリックすることで簡単に使用できます。

ただし、NotionはWebサイト作成に特化したソフトではないので、専用のソフトを使用して作成したWebサイトと比べると見劣りしてしまう場合もありますので、その点はご注意ください。

Notionサイトの魅力はNotionの使い方さえ知っていれば、誰でも簡単にWebサイトを作成できる点にあると思います。

※Notionサイトの詳しい使い方はこちらから

Notionを使いこなすコツ

ショートカットを使用する

Notionは業務を効率化させることができるサービスですが、ショートカットを使用することでさらなる効率化を図ることができます。

今回は使用頻度の高いショートカット6つに絞って紹介しますが、これ以外にも数十個のショートカットキーが存在するのでぜひ活用してみてください。

ショートカット	windows	mac
新しいページを作成	Ctrl + N	Cmd + N
選択したテキストを太字にする	Ctrl + B	Cmd + B
選択したテキストにリンクを追加する	Ctrl + K	Cmd + K
ブロック内で改行	shift＋enter	shift＋enter
箇条書きリストを作成	ctrl + shift + 5	cmd + option + 5
todoチェックボックスを作成	ctrl + shift + 4	cmd + option + 4

テンプレートを使用する

Notionでは数多くのテンプレートが利用可能です。

テンプレートはNotionアプリの画面左下にある「テンプレート」からダウンロード可能です。

今回は、人気のテンプレートを3つ紹介します。

この他にもたくさんテンプレートがありますので、自分に合ったものを探してみてください。

1.KPI管理

1つ目はKPI管理のテンプレートです。

マーケティング従事者の方はKPIの管理を行い、クライアント様の目標を達成することに努めているかと思います。

このテンプレートを使用すれば、数値を入力することで簡単にグラフ化したり数値の管理ができます。

ダウンロードURL：KPI管理テンプレート

2.業務管理テンプレート

2つ目は業務管理用のテンプレートです。

このテンプレートでは、業務をその工程の担当者ごとに管理することができます。

例えば「アイデア」の項目では、その工程に必要な資料などを一括でまとめられます。

これによって情報が視覚的にまとめられるので、資料が煩雑になるのを防ぐことも出来ます。

ダウンロードURL：業務管理テンプレート

3.タスク管理

3つ目はタスク管理用のテンプレートです。

Notionでタスク管理を行いたいという方は多いのではないでしょうか。

もちろん自分でタスク管理用のページを作成することも可能ですが、自分で作成しなくてもこのテンプレートを使用すれば簡単にタスク管理ができます。

ダウンロードURL：タスク管理テンプレート

まとめ

今回は、業務に必要な多くの機能を備えていることから、「オールインワンワークスペース」と呼ばれる「Notion」について解説していきました。

Notion1つで多くの機能を使用可能で、マーケティング業務にも活かすことができるアプリだと思います。

最初は使い方が難しくて挫折してしまいそうになる方もいると思いますが、ぜひNotionを使いこなして仕事を効率化していきましょう。