【上手な報連相の方法】デキる部下が意識している4つのポイントとは

「報連相」といえば、新卒研修などで必ずと言っていいほど教わる「社会人として最低限守るべきこと」に含まれる内容です。 しかし「報連相」がなぜ必要なのか、その理由を部下や後輩にきちんと説明できる人は少ないのではないでしょうか。 あなたがマネージャーであっても新社会人であっても、チームでのパフォーマンスを上げていくために、社会人の基本である報連相について再度しっかり理解しておきましょう。

「報」「連」「相」それぞれの目的とは?

報告の目的

「報告」とは、上司からの指示や業務に対して、完了したのか、どこまで進んでいるのかなどを伝えることです。
逐一報告を上司にすることにより、上司は部下の進み具合を見て支援をしてくれることもあるでしょう。

連絡の目的

「連絡」とは、業務に携わる関係者に対して、自分の作業状況などを伝えることです。
連絡はあくまでも、個人の感想を伝えるものではなく、事実をそのまま伝えます。
上司と部下の関係以外でも連絡を行うことになるので、おそらく社会人で一番多く行っているのは「連絡」だと思います。

相談の目的

「相談」とは、業務で行き詰ったときや、自分では判断できない状況にいる場合、上司や統括者に指示を仰いだり、先輩や同僚にアドバイスをもらうことです。
1人で考え込まず、相談することでより早く詰まっている状況から解放され、別の仕事に注力できます。

報連相で大切なポイント

報連相は大切なことですが、むやみに行なうと、対応してくれる上司や先輩に時間を奪うことになります。なんの報告か、結果どうなったのかなど、伝えるべきことを簡潔に伝えることが必要です。

そこで、報連相で大切になるポイントをお伝えします。

報告のタイミング

報告では、タイミングが重要です。基本的に上司に聞かれてから報告をするのでは遅いと思ってください。
上司が欲しい情報が、上司が欲しいときに手元になかったとすれば、それは評価が下がる原因の1つになります。

上司の目線でいえば、部下からの報告をもとに戦術を考え直す必要がでてきたり、さらに上層部に報告をしなければならないため、部下からの報告が遅くなると上司という立場に立つ人は困ってしまうものです。

逆に部下からすると、報告はとても面倒であり、特に悪い状況を報告する時など「報告したら怒られるのではないか」と考えがちです。
あなたがマネージャーであれば「怒られるくらいなら黙っていればいいや」という考えの部下がいるかもしれないと認識しましょう。普段から報告しやすい関係性を作っておくことも重要です。

報告スピード

報告ではスピードも重要です。簡単な報告や、緊急度の高い報告は、口頭での報告がいいでしょう。書面やチャットを使った報告では、いつ上司が確認するかわかりません。
緊急な連絡をわざわざタイピングするのは、時間がもったいないですよね。

逆に、急ぎの報告でなかったり、報告を上げなければならない相手が複数いる場合などは書面やチャットでの報告がいいでしょう。
書面やチャットで報告をすることにより記録にも残り、認識のすれ違いが起きにくくなります。多数の人が関わる案件では特にそうです。

何でもかんでも口頭での報告をしたり、チャットだけの報告に偏ることなく、場面に合わせて使い分けるようにしましょう。

連絡の正確さとスピード

連絡をする場面では、連絡をする人は正確で明瞭な情報を知っておく必要があります。
いつどこで何が行われるのか。参加に際し、何が必要なのか。
当たり前に聞こえるかもしれませんが、できていない社会人は多いです。

例えば、
「今日は◯◯の会議をやります」

いつ!?
どこでやるの?

連絡はされたけどこの情報だけでは参加できる気がしません。
情報を受ける側の立場に立って、しっかりと必要な情報を連絡できるようにしましょう。

良い連絡例:「5/10 15:00から新商品のパッケージデザインについて会議を行いますので、出席をお願いします」

相談ではどうなりたいのかまで話す

仕事上の相談などを行う際には、次のことを忘れないでください。

-今自分はどういう状況なのか。
-今自分は、何をしたいのか。どうなりたいのか。
-今まで自分がどういう行動をとって、いま悩んでいるのか。

 
相談に乗る側からすれば、現状が分からなければアドバイスの使用もありません。
また、あなたがどうなるための相談なのか、今までどんな取り組みをしてきたのかを伝えることにより、上司や先輩も経験があることも多いでしょうから、アドバイスしやすくなります。
アドバイスによる問題解決の可能性も高まるでしょう。

アドバイスをもらう側になった場合、相談の仕方を変えることにより、問題解決がスムーズになります。

報告、連絡、相談する際のポイントをお伝えしましたが、ここからは、報連相を怠ることによって起こるトラブルの例をお伝えします。
ありがちな状況なので、同じ経験をしたことがある人もいるかも知れません。
同じトラブルを起こさないようにどうしたらいいか考えながらこの先を読んでみてください。

報連相不足によるトラブル事例

Aさんは入社して間もない頃、上司からもらった仕事を黙々とこなしていました。
仕事内容はいたって簡単で計算をするだけの仕事です。ただ処理するデータは大量で、ミスの起こりやすい作業でした。
また担当業務は他にもあったため、その仕事を完成させるためには1日では収まらず、数日という時間が必要でした。

期限が明日に迫った時、Aさんは仕事を完成させ上司に報告しました。
ところが、出来上がったものは上司が求めている数値が含まれていないだけでなく、そもそもの計算式から間違いであり、すべてやり直しとなりました。

この数値は取引先に提出するためのもので、期限の引き伸ばしはできなかったのですが、計算量から考えて期限である翌日に完成させることは不可能でした。
結局、上司から取引先に謝罪することとなってしまいました・・・

さて、このケースでは何が足りなかったのでしょうか。
まずは、仕事を始める前にやり方のすり合わせができていなかったことが問題でした。
しかし日毎に進捗報告をし、上司に現在の進捗のなかで問題がないか相談をしていれば、もっと早い段階で間違いに気づくことができたかもしれません。

報連相を行なっていれば起こるはずのなかった問題により、Aさんは自分に対する上司からの信頼だけでなく、取引先から会社に対する信頼も下げることとなってしまいました。

まとめ

社会人として大切な「報連相」。大切なのは分かっているけど実行できない人も多くいます。
できない理由は様々あるかもしれませんが、今回お伝えしたポイントをおさえてまずは取り組んでみましょう。
ビジネスの世界はスピードが大切です。

部下をもつ上司の方は、どうしたら部下が報連相をしてくれるのか記事にあるコツをふまえて考えてみてくださいね。
部下に報連相をしやすい環境を提供することも、チームとしてのパフォーマンスを上げる大きなポイントです。

部下を持ったあなたが知っておくべきマネジメントのポイントはこちら↓

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