【時間の見える化】Web業界の荒波の中で生き残るための必須ツール

Web業界で働いているそこのアナタ! 「Webの仕事大好き!だけど日々の業務、時間管理が下手過ぎて・・・」 「残業するつもりはなかったのに気づけばいつの間にか定時過ぎてたり」 なんて経験ありませんか? 今回は、激化するWEBの仕事、波に飲まれないようになるために欠かせない 【時間管理に役立つ超便利ツール】を日常に溢れる”あるある”の悩みとともに紹介したいと思います。 毎日の残業で頭を抱えているWeb担当者の方必見です。

そもそも、どんな悩みがあるのか

Webの業界で働いている人の悩みの種は何なのか、より具体的に考えてみましょう。

Web業界と言えばまずは、「華やかである」「時代の最先端」と思われがちです。しかし一方で、「残業が多い」ゆえに「ブラックだ」なんて言われることもあります。

事実、Web業界や市場自体は劇的な成長の最中にあります。また扱う商材やサービスによりますが、既にレッドオーシャン化している市場では、他社に遅れをとらないためにもさらなるスピード感を求められることも多いでしょう。

所属する部署や仕事内容にもよりますが、日頃の数字や納期に追われることも多く、毎日が大変だ!なんて感じている方も少なくないと思います。

ネットの書き込み等でも目立つ悩みの代表格といえば、やはり「時間管理ができない」という事です。

この記事を書いてる私自身も、悩むことが多くあります。時間管理は、Web業界で働く人間にとってはきっても切り離せない永遠の課題だと言えます。

やはり課題は「時間管理」

悩みの代表各である『時間管理』ですが、細かく悩みを分類してみると下記の項目が当てはまります。

・スケジュール管理ができない
・業務タスクが多い
・クライアントからの緊急依頼で1日の予定が崩れる
・納期遅れが発生してしまう

どれも急なトラブルであったり、そもそも業務量が多い!と感じてる人は多いと思います。ですが、泣いても笑ってもやらなければならないタスクの量は変わりません。

もちろん1つの解決策として、自分の上司にかけあい、オーバーワークであることを伝えて業務量を減らすこともできます。上司と部下の間に意識のずれが生じている場合もあるので、しっかりと社内で対策を打つことも重要です。

ただし、Webの業界で長く生き抜いていく。

日々の業務を効率良くこなし、日々のタスクや業務を終わらせスッキリした気分で定時退社するためにも、やはり自分自身で時間をコントロールする必要があります。

一言でいうと「生産性を上げる」必要があるわけですね。

とはいっても生産性を上げるために何をすればよいかわからない!そんな人もいるかと思いますので、

今回は1つ、自分自身の生産性を落としているかもしれない原因、
「時間をかけすぎているポイント」を見直してみましょう。

あなたの生産性が上がらない理由とは?

一体自分は時間をどこに、どの業務にかけすぎているのか。ご存知でしょうか?

1日の業務量からスケジュールを立てる際に何を指標としてますか?

例えば
「今日が納期のライティングか、自分だったら1時間ぐらいで文章を書けるかな」

そう思ってスケジュール帳に業務の枠を1時間とったとしましょう、

ですが実際にやってみた結果、ライティング業務にかかった時間は2時間でした。
「時間かけすぎて、あとの業務が終わらない。今日も残業だ!」
といった負のスパイラルが生まれてしまうわけですね。

ここで発生する課題としては

・業務のプライオリティ(優先順位)
・スキルアップの向上

上記2点が上手くできていれば残業することなく、タスク完了ができていたかもしれませんが、どちらも身に着けるまでにはある程度の時間が掛かります。

そこで大事になってくるのが、理想と現実にかかる時間の認識のずれをなくすという作業です。

簡単に言うと
業務に要する時間を計測して、見える化する

といったことですね。

下記に具体的なやり方を記載しているので見てみましょう。

理想と現実のずれを無くす方法

制限時間を設けて仕事をする

制限時間を設けて仕事をすることで基準ができ、自分が目の前のタスク1つにどれくらい時間がかかっているのかを判断することができます。

例として、自分が1つの仕事に対して60分かかるとまず想定するとし、

そして実際に業務を時間を図って遂行したあと、

「やった、終わった!」と思いタイマーをみると作業開始から90分経過していた。

上記の例だと、自分の感覚と実際に業務にかかった時間との間に30分のギャップがあることがわかります。

ここでまず、「自分はこのタスクに90分かかる」ことがわかり、

スケジュールを組む際に今まで60分換算していた予定を90分に変更。
無理なくタスクをこなせるだけの予定組みができるようになるわけです。

するとそこから

・どうやったら時間を5分短縮することができるだろう
・90分の仕事を60分で完了するためには〇〇を効率化すればいいんじゃないか

といった対策を打てるようにもなるわけですね。

また1つのタスクを30分×3セットにわけることで、
無理なく余裕をもって取り組み、納期ギリギリになっても終わらない!といった
Web戦士あるあるを避けることも可能になったりもするわけです。

一般的に人は締切ギリギリまで仕事を先延ばしにしてしまうという「パーキンソンの法則」に陥りやすいといわれています。

そのことに気づき、自分がどこに時間をかけているかがわかるだけで、対処法は打てるようになっちゃうってわけです。

おし、時間管理をやってみよう!

以上を踏まえて時間管理やってみたくなった方に朗報です。

いきなり完璧に時間管理はできるようにはなりませんが、自分がどこに時間をかけすぎているのがを”見える化”する方法をお伝えしましょう。

千里の道も一歩から、それでは時間管理ができるようになるための「1歩目」を一緒に踏み出してみましょう!

今回は生産を上げるため、Web業界で生き残っていくために欠かせない時間管理に便利なツールを1つご紹介したいと思います。

Toggl

こちらがそのツールToggl(トグル)になります。

実際にリスプラの中でも勤続年数の長い、生産性のムチャ高い社員さん一押しのオススメ・ツールで僕自身も愛用中です。

このツールは一言でいうと時間管理、タイムトラッキングに特化したツールになります。無料のツールなのでまずはダウンロードしてサインアップしてみましょう。

下記画像が管理画面になります。

使い方①
業務内容を記載

まずは業務内容を左上の枠の中に書き込みます。
例:資料作成、デザイン作成、Google Adwordsアカウントチェックなど

使い方②
プロジェクトの作成

次に赤枠部分の部分「プロジェクト名」を作成し、①で作成した業務内容に紐付けます。
例:資料作成、メール対応、ミーティング

こうすることで、集計する時にどの業務内容にどれだけ時間がかかっているか「見える化」しやすくなります。※詳細は後ほどご紹介します。

※今回は今ご覧になっているこの記事「リスマガ」のアイデア出しから、執筆、入稿まで。記事が出来上がるまでの一連の流れを例として説明します。

使い方③ 
実際にタイムトラッキングスタート

画面右上の「緑色のボタン」を押して業務にかかる時間を計測し始めます。

使い方④
作業が終わったら計測終了

作業が終了したら、再度右上の緑色のポタンを押して業務にかかった作業時間の計測終了です。

途中で作業を中断しても、同じ「業務内容」を選択して、計測を再開することで作業時間の計測は全て1つに集約します。ここがTogglの便利なポイントのひとつでもあります。

使い方⑤
作業が終了したら、全体の工程にかかった時間を振り返る。

・リスマガ アイデア出し
・リスマガ 執筆
・リスマガ 入稿
・リスマガ 公開開始

すべてのフローが完了したら、一旦作業にかかった時間を振り返って見ましょう。
どの作業にどれだけ時間がかかったかが「見える化」ができています。

今回の改善点としては、「リスマガ 執筆」を2時間で完了する予定でしたが、実際には4時間かかっていることから、

ここに
自分の想定と現実とのギャップが発生していることがわかります。

しかし、今回の計測で自分はリスマガの記事執筆に大体4時間かかることがわかったことで、次回からのスケジュール管理をする際、

4時間を想定して予定を組むことができるようになり、そもそものタスク詰め過ぎだったり、無茶なスケジュール管理を未然に防ぐようになるわけです。

使い方⑥
1週間の活動履歴確認

左上のタブ「Dash Board」を選択すると、今度は実際にかかった時間をグラフ化することができます。

1週間にかかった時間を円グラフと棒グラフで表すことで、より自分がどの作業に時間を費やしているか明確になりましたね。

この図をみると、「リスマガの執筆」に時間を大きく割いていることがわかるので、執筆にかかる時間を短縮するためにタイピングの練習(スピードUP)など自身のスキルアップの必要性を見いだすといった対策を立てることだってできます。

使い方⑦

プリントして上司にフィードバックをもらうことができる

左側にあるタブ「Reports」をクリックすると、業務にかかった時間をレポートして印刷することもできます。

自分自身じゃわからない、生産性の改善ポイントについて上司からコメントをもらうことで、新たな改善方法を見出すことも可能となります。

使い方⑧

他の業務との比較

今回はリスマガ執筆をメインに書きましたが、他の業務も同様に記載することで自分がどの業務に無駄な時間を割いているかを把握することができます。

たとえば上の図では、黒塗りの部分。

メール対応が週間を通して大きな割合を示しています。

この「見える化」から、

・メールの文章量を減らす。
・メール返信の時間を一定の時間に決め、より重要な作業に時間割くようにする。(例:10時、13時、16時にまとめてメールを折り返すなど)

より生産性を意識した業務取り組みをすることが可能になります。

まとめ

今回は「時間の見える化」の重要性と、そのための超便利ツール「Toggl」を紹介しましたがいかがでしたでしょうか?

他にも普段の業務の優先度付けなど、時間管理をする方法は多々ありますが、まずは、自分がどの作業にどれだけ時間をかけているかを知る事が大事です。

初歩的な所からでも、普段の生産性を上げることはできます。

またTogglには他にも有料で使える昨日の拡張ができたり、個人だけではなくチーム全体でのプロジェクト管理にも使えたりするツールですので、無料プランで使用してみた上で、より生産性を上げたい方は機能拡張してもよいのでは無いでしょうか?

この記事をみて今スグ、実行してみるか。
ブラウザを閉じて今までの日々を過ごすかはアナタ次第です。

上手くツールを使いこなして、Web業界でより輝きましょう!

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