【初心者向け】SaaSの意味から使えるおすすめツールまでわかりやすく解説

「SaaS」という言葉を聞いたことはありますか?聞いたことがないなという方でも、PCやスマートフォンを使っていてSaaSを利用していない人や企業はおそらくいません。

SaaSは目的に合わせて導入することで業務の効率化・生産性アップが目指せる上に、簡単に導入できちゃいます。今回はSaaSについての解説とおすすめのSaaSについて紹介をしていきます。

SaaSとは

SaaSとは「Software as a Service」の略語です。
読み方は「サーズ」もしくは「サース」です。また、SaaSの意味は直訳すると「サービスとしてのソフトウェア」です。

ここでいう「サービス」はオンライン上のサービス、つまりクラウドサービスのことを指しています。
したがってSaaSとは簡単に言うと「インターネット環境があればデバイスや時間を問わずに使用できるツール」を指します。身近な例としては「Gmail」「Talknote」などが挙げられます。

SaaSはツール利用者のことを「クライアント」、ツール提供者のことを「サーバー」として区別しています。「Gmail」であればクライアントは私達、サーバーはGoogleとなります。

「PaaS」「IaaS」とは

SaaSを聞いたことがある方であれば「PaaS」や「IaaS」という単語を耳にしたことがあると思います。
しかし、SaaSと似たような意味を持つ用語であり、綴りも似ていてパッと見どれが何を示しているのかわからなくなることはありませんか。

まずSaaS同様に各用語について簡単に解説します。

「PaaS」とは

正式名称は「Platform as a Service」読み方はパースです。意味は直訳するとサービスとしてのプラットフォームを指します。

すでに用意されているサーバーの中にアプリやソフトウェアが稼働するための環境を提供しているサービスです。
アプリやソフトウェア、システム開発及びそれらを動かすための環境が整ったツールです。

しかし、提供されているサーバー毎にプログラムの実行環境が異なるためアプリ・ソフトウェア開発の自由度は次に解説する「IaaS」と比較すると低くなります。
Amazon Web Services (AWS)やMicrosoft Azureといったツールが例として挙げられます。

「IaaS」とは

正式名称「Infrastructure as a Service」、「イァース」もしくは「アース」と読みます。意味は直訳するとサービスとしてのインフラを指します。

このサービスはアプリやソフトウェアを動かすために必要なサーバーやハードディスクを提供しています。
したがって、プログラムの実行環境の制限がなく、自由に構築することができます。

つまり、アプリやソフトウェアを「0」から構築して作り上げる方向けのサービスです。
そのため、ネットワークの知識だけでなくOSやハードウェアなどの知識も必要になるので、自由度が高い分求められる知識も多くなります。IDCFクラウドが例として挙げられます。

ひと目で分かる「SaaS」「IaaS」「PaaS」

ここまで、簡単に用語のおさらいも兼ねてSaaS・IaaS、PaaSの用語解説をしてきました。
しかし、文章だけだとイマイチわかりにくいくいと感じませんでしたか?私も文字だけだとイマイチ理解できなくて混乱することがあります。

そこで私と同じように頭を抱えていらっしゃる方に向けて、ひと目で分かる図を用意してみました!

余談ですが、このように文章だけだとイマイチ理解しづらいなと感じた時に、図として整理すると頭の中の情報も整理できるので図式化はおすすめです。

提供しているサービスの規模が大きいほどクライアント(サービスの利用者)の自由度が高くなります。自分たちが行いたいことによって利用するサービスを使い分けましょう。

例えばお腹がすいておにぎりが食べたいときに建築されたばかりで何もお店が入っていないビルには立ち寄らないですよね。

アプリ開発者ではない方は多くの場合「SaaS」のクライアント(ツール利用者)となりますので、今の例でいうと「お腹がすいておにぎりが食べたい」=「業務の効率化できるサービス(ツール)がほしい」といった図式になります。

SaaSの導入メリット

インターネット環境があればどこでも使える、というのがSaaS導入の最大のメリットです。
PCではもちろんですが、アプリとして配信されているサービスもあるのでスマートフォン・タブレットなどデバイス関係なく使用できます。

また、すでに作られているサービスなので導入が非常に簡単です。そのため、導入に割く時間を大幅に削減できます。
なぜなら、ログインするだけで使えるサービスが多いSaaSでは、パスワードとIDとなるメールアドレスを用意するだけですぐに使用できるからです。

注意点として、カフェや電車移動中など外で使う場合誰かに見られている可能性があるので、のぞき見防止のフィルムを使用するなどの対策をしましょう。情報漏えいにつながる行動はしないのが原則です。

SaaSおすすめツール

最後に数あるSaaSツールの中でこれは!というおすすめのツールを紹介していきます。もしまだ導入していないツールがあれば生産性アップのために導入を検討しても良いかもしれません。

Google ドキュメント/スプレッドシート/スライド

これらはオフィスソフトをクラウド上で管理できるSaaSです。GoogleドキュメントはWord、GoogleスプレッドシートはExcel、GoogleスライドはPowerPointを指します。
オフィスソフト版と比較すると若干操作性が変わったり使えない操作もありますが、チーム内や社内全員で共有・編集をする場合は非常に便利なSaaSです。

オフィスソフト版を共有するときはいちいちファイル添付・ファイルダウンロードと手間がありますが、こちらはURLを共有するだけで共有可能になるので送る側も送られる側も手間が省けます。

また、共有する範囲も設定変更可能です。
ただし、ファイルをコピーした際にはデフォルトで自分だけが見れるという設定になっているので必ず共有範囲の設定を行いましょう。せっかく共有したのに「見れません…閲覧と編集権限ください」となってしまい結局時間を使ってしまうからです。
ちなみに、共有範囲設定時に共有先の相手ができる行動(閲覧のみ・コメント可・編集可)も設定可能です。

特にスプレッドシートはプロジェクトや案件の管理表として活躍する場面も多いので、もしまだ使用していないツールがあれば、是非一度使用してみてください。

これらはすべて無料で使えるSaaSなので、オフィスソフトを持っていないという方でも使用可能です。また、社内だけでなくクライアントとも共有できるのでプロジェクトなどの進捗をお互いに確認しあうこともできます。

Trello

タスク管理が苦手な人の味方。無料でタスク管理が簡単にできるSaaSです。個人で使用することも可能ですが、チームで共有して使うこともできるので誰がどの程度タスクを抱えているのかというのがひと目でわかります。
ボードの中に作るタスクカードは自由に移動させることができるのでタスク調整が簡単です。

公式サイト:Trello

Talknote

社内でのコミュニケーションとしておすすめSaaSツールは「Talknote」です。こちらは有料ツールですが、14日間の無料トライアルが可能です。

特徴としては、トークノート上で単純に社員同士でコミュニケーションを取れるだけではなく、グループ作成やタスク依頼が可能な点です。
自分自身にタスクを振ることもできるので、タスク管理にも使えるのが利点です。
また「taskbot」機能を使えば毎日・毎週・毎月のタスクやルーティーンタスクを自動で自分や相手に振ることができます。

タスク期限は日付だけではなく営業日での設定が可能です。
その他にも日付で期限設定する場合は期限日が土日や祝日など休みに当たる場合は、休み直前の日付・休み直後の日付を期限とする設定も可能です。期限が過ぎたタスクは赤く表示されます。

アプリも配信されているのでスマートフォンからでも確認や資料添付などPC版と同じように使用できます。

公式サイト:エンゲージメントクラウド「Talknote」

Chatwork

社外の方とのコミュニケーションツールとしておすすめのSaaSは「Chatwork」です。こちらは無料プランと有料プランのどちらかを選択できます。

こちらもトークノート同様にタスク作成もできますが、チャットだけではなくビデオ通話・音声通話の機能があります。
そのため、メール・打ち合わせがこのツール1つで完了させることができます。もちろん社内とのコミュニケーションツールとしても使用できるので一石三鳥なツールです。

公式サイト:Chatwork

Skype

インターネット通話ができるツールとしては知らない方はいない超有名SaaSではないでしょうか。無料で使用しても複数人で話すことができるのでWeb会議を初めて行う方や企業にはおすすめです。クライアント側も使用するのが初めてだった場合もログインするだけで細かい設定不要(会議用のグループを作成したりする必要はありますが)ですぐに使えます。

公式サイト:Skype

Zoom

スカイプと同様にインターネット上で通話やチャットができるツールなので、遠方のクライアントとの打ち合わせに最適なSaaSです。クライアントにはURLを共有するだけでWeb打ち合わせができるのでSkypeよりも簡単にできますが、有料のサービスになるので導入のハードルはSkypeの方が低いと考えられます。

公式サイト:Zoomミーティング

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まとめ

ご紹介してきたように有料のものもありますが無料で使えるSaaSも多くあります。
目的に合わせて効果的に導入することで今よりもグンと効率良く業務に取りかかれて、生産性アップも見込める便利なSaaS。

しかも導入するのに必要なのはIDとパスワードだけです。電機屋の製品コーナーでパッケージを購入してPCにソフトウェアをインストールしてという手間も時間もバッサリと削減できるので、今の業務の進め方だと効率が悪いな、進め方変えたほうがいいのかなと悩んだときはフローの変更だけでなくSaaSの導入も検討してみてくださいね。

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