【雛形プレゼント!】進行管理が一目で分かるガントチャートとは?

  • 2022.9.16
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プロジェクトや制作物の進行の際に「どのような進行スケジュールになるのか」「関係者が多くて誰が何をやるのか分かりにくい」なんて思ったことはありませんか? ガントチャートは煩雑になってしまいがちな各種スケジュールの作業進捗が一目で把握できるようにまとめられた表です。 「誰が担当するタスクなのか」「このタスクに要して良い日数はどれくらいか」各種工程を細分化して把握できるため、作業遅延を防ぐためにも重要なものです。 この記事ではガントチャートの雛形を共有し、有効的な活用方法までお伝えします。 これさえ読めば作業進捗確認も一目ででき、作業遅延と無縁になることができますよ。 ※雛形をいち早くダウンロードしたい方はこちら

ガントチャートとは進捗管理を俯瞰的に把握できるもの

ガントチャートは作業管理やスケジュール管理など、業務進捗管理をする表を指します。 ガントチャートを作成することによって下記メリットがあります。 ■ガントチャートを作成するメリット

①:担当者の作業進捗が分かる ②:プロジェクト全体の作業進捗が分かる ③:遅延が生じた場合どのタスクで遅延が生じているのかすぐに分かる ④:全タスクを網羅的に把握することができる

  表さえ見れば全ての進捗が確認できるのでディレクション担当者からすると非常に便利ですよね。 また、対社外の場合でもガントチャートを共有することで、リアルタイムで各作業の進捗を依頼主側も確認することができるので安心感に繋がります。

ガントチャート作成に必要な項目

ガントチャートを作成するにあたって必要な項目としては主に下記があげられます。

▼縦軸 ■ タスク内容 ■ 開始日 ■ 完了日 ■ 担当者 ▼横軸 ■ 期間(日付)

また、粒度をどの程度で区切るのか、ということも非常に重要なポイントになります。 適切な粒度認識ができていないと、せっかくガントチャートを作成しても「あ、この工程が抜けている!スケジュール引き直さないと」と作業遅延・スケジュール再設計に繋がってしまう懸念があります。

ガントチャート作成・運用には3つの注意点が

ガントチャートを作成する際は下記3つを明確にする・実行することを忘れないようにしましょう。

①:タスク粒度を細かく切る ②:優先順位をつける ③:シートの更新と進捗MTGを行う

  なぜこれらが必要なのか、仕損じた場合に誘発される事態も踏まえて詳しく説明します。

タスク粒度を細かく切る

例えば「ページ作成」という大カテゴリも細分化していくと、

・構成案(プロット作成) ・ライティング ・ワイヤーフレーム作成 ・デザイン ・コーディング

  等、いくつもの作業によって作られていくものだということが分かります。 この細分化ができていないと、「デザインに要する日数を考えずにスケジュールを提示してしまった」など納期遅延に繋がります。 また、納期が遅れたことによりページを使っての広告運用開始時期も後ろ倒しになるなど、全体的なプロジェクトのスケジュール遅延を招く可能性もあります。 そして、この細分化ができていないと、該当作業を担当者に適切に依頼できなくなってしまいます。 特に社内リソースではなく外部のリソースを使う場合はより慎重に作業の細分化を行う必要があります。 作業細分化が適切かどうか自分一人で決めるのではなく、関係者に相談して決めていくことでミス防止に繋がります。

優先順位をつける

優先順位を踏まえて各作業の着手順序を設定することが重要です。 「要する日数」「関係者のスケジュール」「作業の連動性」をふまえて、まず何を優先的に着手すべきかを明らかにしましょう。 優先順位が不明瞭なまま進めてしまうとタスクの進行スケジュールが乱れ、何も着手できない空白の時間が生まれてしまったり、作業を進めるための材料が足りずスケジュールを後ろ倒しにせざるを得なかったりするので注意しましょう。

シートの更新と進捗MTG

シートには作業のステータスが分かるような項目も設定します。 これを見れば現在該当作業がどういった進捗なのかすぐに分かるようになります。 そのため、この進捗ステータス箇所が更新されないと次の作業内容にとりかかれなかったり、進捗がどうなっているのか都度確認したりすることになってしまいます。 これではガントチャートのメリットの一つでもある「一目で分かる」という点が叶わなくなってしまいます。 必ず更新をするようにしましょう。 また、そうは言っても更新を失念してしまったり、各作業を完了とみなすクオリティが作業者と関係者(確認者)で異なったりする場合もあるため、定期的にMTGを行い各進捗と作業物の共有を行うようにしましょう。 そうすることで、質も担保しながらスケジュールを遅らせることなくプロジェクトを進行することができます。

ガントチャート雛形ダウンロードはこちらから

実際に一から作成するとなるとなかなかに手間がかかるガントチャートですが、予め必要項目を埋めた状態で雛形を作成しましたので下記よりダウンロードください。 ガントチャートの雛形をダウンロード これさえあれば必要項目や表をわざわざ作る手間から開放されて、「自分の使いやすいようにカスタマイズするだけ」でOKになります。 しかし第二章でお伝えした下記3点は必ず意識するようにしてください。

①:タスク粒度を細かく切る ②:優先順位をつける ③:シートの更新と進捗MTGを行う

  これらがあやふやなままでガントチャートを作成・使用すると、結局タスクの洗い出しやスケジュールの再編成が必要となり、プロジェクトの遅延につながってしまいます。

まとめ

ガントチャートは作業管理やスケジュール管理など、業務進捗管理をする表を指します。 ガントチャートがあるだけでプロジェクトの進捗が視覚化できるので非常に管理もしやすくなります。 また、クライアントや外注先といった関係者にも表を共有すると、それを見るだけで進捗が追えるので「今どうなっているのか?」という不安を払拭することもできます。 ▼ガントチャートのメリット

①:担当者の作業進捗が分かる ②:プロジェクト全体の作業進捗が分かる ③:遅延が生じた場合どのタスクで遅延が生じているのかすぐに分かる ④:全タスクを網羅的に把握することができる

  しかし、これらメリットを享受するには必ず守るべき3つの注意点があります。 ▼注意点

①:タスク粒度を細かく切る ②:優先順位をつける ③:シートの更新と進捗MTGを行う

  これらを守らずに進めてしまうとガントチャートの機能が果たされず、プロジェクトの遅れに繋がり得ます。 ガントチャートはあくまでも業務進捗管理の手段の一つです。 ガントチャートを上手く機能させるためにも準備と更新は念入りに行い、都度MTGと組み合わせながら是非プロジェクトの滞りない進捗管理に役立ててください! ガントチャートの雛形をダウンロード

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