PDCAとは?正しい意味とうまく回すコツを公開

ビジネスの場だけでなく、教育現場など、さまざまの場面で耳にする言葉「PDCA」。 「なんだ。今さらPDCAか」と思われるかも知れませんが、実際にしっかりとPDCAを回せている人は多くありません。

今回は正しいPDCAの意味と導入のメリット、そして実際にPDCAをうまく回すためのポイントや、ビジネスでの具体的な活用方法をご紹介します。

PDCAとは

PDCAはマネジメント手法のひとつで、「PDCAサイクル」とも呼ばれます。
米のウィリアム・エドワード・デミング博士とウィリアム・シューハート博士が提唱し、1950年代に国勢調査の計画立案のために来日したデミング博士が日本に伝えました。

デミング博士は品質管理の専門家であり、日本の製造業の品質向上に大きな貢献をした人物です。品質管理の国際基準であるISO9000やISO14000にも影響を与えている理念といわれ、世界基準のマネジメント手法といえます。

PDCAサイクルとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)を繰り返すことによって、生産管理や品質管理などの管理業務を継続的に改善していく手法のことです。

Plan:計画する

PDCAのP(Plan)とは、目標を設定し、業務計画を作成する段階のことです。

まず、解決したい問題や利用したい機会を見つけて理解を深めます。
そして、目標における情報を収集し、解決策を考え、計画を立てていきます。
計画のないところに結果は出せません。
また、目標設定することでプロジェクトに携わるメンバーの指針にもなりますのでしっかりとした計画を立てることが重要です。

Do:実行する

PDCAのD(Do)とは、Pの段階で立てた計画を実際にやってみる段階のことです。

問題を解決するための方法を見つけたら、少しずつ試していきます。
試す際にはその方法が有効だったか無効だったかも記録しておきましょう。
次の段階で使えます。

また、「毎日頑張っているのに終わらない」「どうにも集中力が続かない」といった場合には「Do」のクオリティに問題があるかもしれません。
一口に「Do」と言ってもただ動けばいいというものではなく、高いパフォーマンスを発揮するための行動を意識する必要があるのです。

例えば「残業が多い」はここを見直す必要があります。
日本のサラリーマンは「残業ありき」で動いてしまうことが多いですが、個人で考えるべきは「時間あたりの仕事の質」です。
(他の理由として「古くからの社風」や「残業代という制度」「残業代に頼ってしまう社員」など、多くの要因はありますが)
すべての人間に平等に与えられた「時間」という枠組みの中で、いかに高いパフォーマンスを発揮できるかが、ビジネスの世界では求められます。

そのためにできることは何でも取り入れ、とにかく「Do」のクオリティを高める努力をしましょう。

Check:評価する

PDCAのC(Check)とは、計画に沿って実行出来ていたのかを評価する段階のことです。

この段階で試してみた解決策の結果をPlan(計画)の時の予想と比較して分析し、解決策が有効かどうかを評価します。
一方で「Do」でアウトプット量を増やしても、ミスばかりするようでは時間の無駄になってしまいます。そうしたミスの多い方であれば、「Check」の量を増やしましょう。

Action:改善する

PDCAのA(Action)とは、実施結果を検討し、業務の改善を行う段階のことです。

Pで計画し、Dでテストをした結果をCで評価し、最後のAで実行します。
「自らの仕事で成果を上げたい」「成長し続けたい」ということであれば「Action」をしっかり行う必要があります。
仕事というのは同じことの繰り返しではないので、常に「もっとよいやり方」を探しながら過去の自分を超えていくことが大事になります。

また、PDCAはActionで改善点を考えたら終わりではありません。
改善を踏まえて次のPlanに進み、継続的に業務の品質を高めるサイクルを作っていくことが重要です。

PDCAが回らない理由

PDCAサイクルを意識して仕事に望んでいる方はたくさんますが、なかなか上手く回せている人はいないようです。
理由としては以下が考えられます。

実行(Do)ができていない

PDCAがうまくいかない人は、まずDoを完遂できていない傾向にあります。

Doができないのは、自分で立てた行動計画に無理があるのか、怠惰になってしまったかのどちらかですが、それはつまりPlanの詰めが甘いという事です。
CheckするためにはDoをしなければならないので、Planの段階ではまず現実的なDoを考える必要があります。
PDCAのPは無理してはいけない、ということを覚えておきましょう。

PとDはあるけどCとAがない

これは、多くの人が陥っている状態だと思います。
まず、結果を分析してPlanに移るのではなく「こうなったらいいな」という願望で計画を立てて、Doします。

その結果が期待と乖離している場合、その差を埋めるための施策を経験から思いつき、それを実行に移すのです。
つまり結果を分析して適切な行動を取るというのではなく、単なる作戦の変更に過ぎない場合があります。

改善を急ぎすぎる

「走りながら考える」を掲げることも多い、ベンチャー企業などによく見られるパターンかもしれません。
Doをしても、Checkに十分な時間が取れず、Planがしっかり立てられないことがあります。

成果を急ぎすぎるあまり、いろんな変更を実行しすぎるためにしっかりとPDCAのサイクルを回すことができなくなります。
それを続けていくうちに、複雑に様々な要因が絡まって分析ができなくなり、せっかく効果があってもノウハウになりにくいという悪い点も出てきます。

計画倒れになってしまう

分析と計画に時間を費やしすぎてしまい、実行に移すことなく終わってしまうというパターンです。

Planだけが繰り返され、本当に正しいものを突き止めるまでに時間がかかりすぎて、その間に市場やトレンドが変化してしまうということが考えられます。
正しいと確信した上で実行に移したとしても、間違っている可能性も十分にあります。
1度で正解に辿り着ければそれほど嬉しいことはありませんが、「間違って当たり前」という意識でいることも重要なポイントです。

市場は常に変化しますので、少し難しいところではありますが、バランスをとりながら進めていく必要があります。

PDCAをうまく回すコツ

PDCAは効果的な方法であることはわかっても、なかなかうまく導入できないという場合もあるかもしれません。上手くPDCAサイクルを回すためにはいくつかのポイントがあります。

数値化できるPlanを立てる

Planの段階で、現実的ではない願望を含めた大きな計画を立てると、実行が困難になる可能性があります。
結果を数値化できないだけでなく、次のAction(改善)につなげられなくなることも考えられます。目標が数値化されていない計画は、成果が見えないだけでなく評価が漠然としてしまうので、改善につながりません。

適切なPlanのポイントは、現状分析を基に計画を考えることです。
理想と現状との差が明らかになり、それを埋めるための計画を立てられるようになります。

業務をできるだけ小さく分割して考える

PDCAを回す業務はできるだけ小さく分解し、目標達成のためそれぞれの業務をどのように実施するか計画を立てます。
分解された業務ごとに無駄や改善点を考えると、より具体的な計画や分析につながり、PDCAをスムーズに回せるようになります。

結果をきちんと分析して改善を行う

なにか問題が起こった場合、すぐに変更を実行してしまうと結果の検証がしにくくなります。
問題が発生した際は、なぜ発生したのかを検証し、その改善のための変更を考えることが重要です。

PDCAのメリット

PDCAのメリットには、以下のようなものがあげられます。

・目標が明確になる
・無駄な部分が明確になり、改善につながる
・業務改善に効果的な方法を、短時間に検証できる
・短期間でサイクルを回すのでモチベーションが下がらない
・業務が継続的に改善され、同じミスを繰り返すことが少なくなる

具体的に達成できそうな目標が設定されれば、スタッフのモチベーション向上も期待できます。

うまく回り始めればPDCAはサイクルではなくスパイラルになり、螺旋を描きながら、業務効率がどんどん良くなるでしょう。
PDCAサイクルを回すスタッフにも、目標達成や業務改善の意識が定着していきます。

まとめ

PDCAは、ビジネスはもちろん日々の生活にも適用でき、この仕組みが最適化されればされるほど効率とクオリティは上がっていきます。
人や環境によって課題やその要因は多岐に及びますが、PDCAサイクルを回していくことで解決に導くことが可能です。

世の中には完璧なものはそうそう無く、常に何かしらの改善余地があります。
PDCAサイクルを意識してビジネスやサービス、更には生活がより良いものにしていきましょう。

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