【タスク管理】「いつも忙しい人」から抜け出す方法とは?

仕事が回らない! どうしてもタスクが遅延してしまう! 頑張ってるのに成果がでない! Web業界は日々変化し、スピードも速く、こういう声が結構聞こえてきます。 とはいえ、忙しい!といって諦めたらそこで終了ですよね? 忙しいと言っている人はなんとなく業務を進行させ、そもそもタスク管理をしようとしていない人が多いかもしれません。 今回はそんな人のために効果的なタスク管理法をご紹介させて頂きたいと思います!

そもそもタスク管理とは?

進めてしまいが
ビジネスシーンで言う「タスク」とは仕事の作業を小さく区切ったもののことです。
タスク管理とは、文字通り「タスク」を「管理」することですが、タスクを管理できるようにするためには、まずタスクを分解し、どのようなタスクがあるかを把握することが必要です。

例えば、上司から「来週、競合とコンペがあるか資料を作っておいてくれ」と頼まれたとします。
この場合、

・競合の洗い出し
・競合の調査
・プレゼン資料の作成

と大きく3つのタスクに分けることができます。
タスクを細かく分解することで、アクションが具体化され、より現実的な行動計画を立てることができます

タスク管理をするメリット

タスクを管理するメリットは大きく分けて3つあります。

・タスクの優先順位が明確になる
・効率的に仕事を進められる
・プロジェクト達成に必要な過程が分かる

タスクを細かく管理することで、自分がどのようなタスクを抱えているのか、いつまでに完了させなければならないかを把握できるため、より現実的な行動計画を立てられます。
また、事前に確認しておくべきこと、やっておくべきことを把握しておくことでそのタスクの目的達成のために必要な過程を理解した上で進めることができます。

積み上げ思考と逆算思考

まずは世の中には大きく分けて積み上げ思考でタスクを進める人と逆算思考でタスクを進める人の2種類の人がいます。
あなたが今、このどちらに属しているかを理解することがタスク管理には非常に重要なので、まずはこの2つの思考について説明しましょう。

積み上げ思考とは?

積み上げ思考の場合、後先の事を考えず(ゴールは設定せず)、とりあえず目の前のことに集中して物事を積み上げていき、その積み上げたものが最終的なアウトプットになります。

例えば雪山に登ることをイメージしてみて下さい。
少し極端ですが、コンパスも地図も何も使わずに、とりあえず目の前にある道を突き進む。
雪が降っても傘も何も持っていないので、我慢して歩き続ける。
目標地点は決めません。

その突き進んで苦労した経験や山頂に到達しなくても「到達した場所」が、この場合の最終アウトプットになります。
(でも、雪山でそんなことをしたら遭難してしまいますよね)

さすがに、雪山に登るときは積み上げ思考で登ると命に関わるので用意周到になると思います。しかし仕事では命に関わるわけではないので、積み上げ思考でタスクを進めてしまいがちです。

逆算思考とは?

一方で逆算思考は、目標を具体的に設定し、目標を達成するためにはいつまでに何が必要かを考え、全体スケジュールなど物事を俯瞰しながら進めていくことです。

先程の雪山に例えると、逆算思考ではまず、3カ月後に山頂まで登りきるという目標を立てます。
そして、登り切るための体力を付けるためにトレーニングを行い、もちろん当日は地図やコンパスを所持し、天気予報も確認します。
また、その山のどの位置に危険地帯があるのかも情報を得て、可能な限りリスクヘッジを行い、どうすれば効率的に安全に山頂に登れるのか計画を立てます。
そうすることで、よりスムーズに山頂へ登れる確率が上がり、目標達成がしやすくなるのです。

積み上げ思考式タスク管理の弊害

積み上げ思考の場合、目の前のことに集中していくだけなので行き当たりばったりになります。
無計画でとりあえず仕事を進めるので、期限内で仕事が終わらない…
アウトプットに関しても、質を担保する段取りを取っていないので、慌てて直前で取り組み始め、仕事が雑になったり、終わらなかったりします。

あれ?
なんか「いつも忙しい人」の特性と似てませんか?
そうなんです。
いつも忙しい人というのは積み上げ思考の傾向にあるんです。
ですので、積み上げ思考でタスクを進めている方はすぐに仕事の進め方を改めた方が良いでしょう。

逆算思考でタスク管理をすることのメリット

積み上げ思考は「無計画」、逆算思考は「計画的」なので、逆算思考の方が目標達成できる可能性が積み上げ思考の人よりも高い傾向にあります。

また、逆算思考の人は期限を切り、数字などで具体的なゴール設定をすることで、目標達成をしやすくします。
例えば、ダイエットであれば「半年後に海で周りにだらしない体と思われたくないので6kg痩せる」という大目標を立てます。
そうすると以下のような小目標を立てられるかと思います。

・1カ月ごとの目標:1キロ痩せる
・1週間ごとの目標:250g痩せる。
・1日ごとの目標:最大カロリー摂取量は1,500kcalで1日30分はウォーキングをする。

というように、1日~半年後までイメージしやすい数字に落とし込み、行動に落としやすくします。(私自身もこの方法で半年で6kg痩せることができた経験があります!)

仕事であれば、例えば上司から2週間後に提出期限の資料を作成するよう頼まれたとします。その場合、逆算思考の人は以下のようなスケジュールでタスクを進めます。

・3日後まで:大まかな目次を作る→上司に承認を貰う
・3日~1週間後まで:下書きを作る→上司に承認を貰う
・1週間後~2週間後(提出期限):清書完了→上司に提出

このように、大きな目標も小さな目標に細かくブレイクダウンし、一つ一つタスクを完了させていけば確実に目標達成ができる可能性が高まりますし、質も担保しやすくなりますと思います。

というわけで、逆算思考をしていない人はとてももったいないと思います!
頑張ってるのに成果がでない!いつも忙しい!

そんな人は積み上げ思考をしている可能性があるので、人生を無駄にしないためにもぜひ逆算思考を今日から実践してみて下さい!

さらに生産性を上げたいあなたへ


さらに効率的に仕事を進めたい方は「時間管理マトリックス」と「パレートの法則」を意識してみましょう。

時間管理マトリックスを意識する。

上図は重要度(縦軸)と緊急度(横軸)でマトリックス化したものです。
成果がなかなか出ない人は、緑矢印のように第一象限(重要かつ緊急タスク)→第三象限(重要ではないが緊急タスク)→第四象限(重要でも緊急でないタスク)とタスクをこなす傾向にあり、逆に成果を出す人は黒矢印のように、第一象限→第二象限(緊急ではないが重要なもの)→第三象限→第四象限とタスクをこなす傾向にあります。

この中で一番重要な象限は実は赤枠の第二象限です。この象限は自己投資の象限になります。
成果がでない人は緊急なタスクにばかり囚われ、第二象限に時間をかけられません。
しかし、第二象限に時間を投資していかなければあなたはの生産性はなかなか上がらず、成果を出すのも遅くなりますので、この時間管理マトリックスはしっかりと意識していきましょう。

パレートの法則とは?

パレートの法則というのはイタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した法則のことで、「物事を構成する要素が全体に占める割合はかたよりがあり、複数要素のうち一部で全量の大部分の割合が占められている」という法則です。
別名「80:20の法則」と言われています。
例えば、企業の売上を例に出しますと以下のようになります。

・80%の売上は20%の社員だけが利益を生み出している。
・80%の売上は20%の顧客が生み出している。
また、パレートの法則は企業など組織だけでなく、個人の生産性にも当てはまります。
・80%の成果は20%の仕事から生まれる

この法則が真だとすれば、様々なタスク管理でも応用が可能です。

例えば、

・タスクの優先順位化
優先順位上位20%のタスクを午前中に終わらせてしまう。
そうすれば午前中で80%の成果を出すことができます。そうすれば、あなたはその日の仕事はほぼ終わったようなものです。

・集中タイムを見つける
集中力がピークになる時間は24時間の中の20%であるから、集中できる時間を自身で見つけ、思考を使うタスクをその時間に片付ける。

・生産性を下げている事を洗い出す
仕事が上手く回らない理由は、自分の行動の20%が妨害をしている可能性があるため「その行動をやらない」と意思決定する。
(メール、チャットは頻繁に確認しない、タバコを止める、MTGを1時間から30分に凝縮さ せるなど)

以上のように、パレートの法則を個人のタスク・タイム管理にも応用していけば、最速で成果を出せる人に変わることでしょう!

タスク管理ツールを活用する

次に逆算思考式タスク管理を強力にサポートしてくれるタスク管理ツールをご紹介していきます。

タスク管理ツール:Lifebearのメリット


・クラウドタスク管理ツールでデスクトップ、スマホ両方で使える
・「カレンダ」「ToDo」「日記」をすべてクラウドで一元管理可能。
・タスクが自由自在に移動させ、優先順位を変更しやすい。

https://lifebear.com/

タスク管理ツール:Togglのメリット


・タスクごとに時間を測ることができる。
・データ分析ツールがついていて、何にどれだけ時間を使ったかが一目瞭然
・クラウドなのでチームメンバーと共有すれば、チームでの時間管理も可能
(分析ツールではチームが何にどれだけ時間を使ったかもチャート化されます)

https://toggl.com/

タスク管理ツール:trelloのメリット


・無料で全ての機能が使える
・各プロジェクトの進捗が一目で分かる
・同じボードを利用できる人数に制限がない
機能面では、他のツールには劣りますが、Trello専用のChrome拡張機能が100個以上あるので必要に応じてカスタマイズができます。
まだ、タスク管理ツールを導入したことが一度もない方、ツール選びで失敗をしたくない方にはオススメです。

https://trello.com/ja

それでも遅延してしまった時の対処法

報告・相談・交渉する。

まず、遅延しそうになったら、遅延する前に報告しましょう。
そうしないとクレーム対応など重大なタスクの場合は致命的な状態になります。
その上で、期限を延ばせないか、社外、社内の関係者に相談、交渉しましょう。

振り返る

そして、遅延してしまった場合は、なぜ遅延してしまったのか分析をしましょう。
そのためにTogglなどのツールで時間を計測することは大変重要です。
何にどれだけ時間をつかっていたかが明確になるので、タスクが遅延してしまった場合でもどこで時間がかかったのか?優先順位は適切だったかが分析がしやすくなり、振り返りやすくなります。

まとめ

以上のように、タスク管理は積み上げ思考でタスク管理をすると行き当たりばったりになる可能性が高くなるので、常に逆算思考で先を見ながらタスク管理をしては如何でしょうか?
逆算思考ができるようになれば1日~1年と短中期だけはなく人生もコントロールできるようになると思います!

パレートの法則について詳しく知りたい方はこちら↓

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